La Administración está consolidando un modelo de registro horario digital, objetivo, trazable y accesible, que deje atrás soportes manuales y prácticas poco auditables. Para las empresas, esto supone demostrar, en cualquier momento, qué horas se han trabajado, cómo se han compensado las extraordinarias y qué pausas se han realizado, con un sistema que garantice integridad de los datos, accesibilidad inmediata y protección de la información personal.
1) Marco normativo y líneas de control horario
Obligación de registro diario de inicio y fin de la jornada para toda la plantilla, con conservación de los registros durante el plazo legal correspondiente.
Cobertura universal: contratos a tiempo completo y parcial, temporales, teletrabajo e híbridos.
Coherencia retributiva: los registros deben cuadrar con nóminas, complementos y la compensación (pago o descanso) de las horas extra.
Accesibilidad: la empresa debe poder entregar de forma inmediata los registros cuando lo solicite la autoridad laboral y garantizar acceso al histórico de cada persona trabajadora.
2) Qué verificará la Inspección de Trabajo
- Correspondencia entre la realidad y el registro: entradas/salidas, pausas e incidencias correctamente reflejadas.
- Trazabilidad y auditoría: que cualquier corrección deje rastro (quién, cuándo y por qué).
- Integridad técnica: marcas de tiempo fiables, control de accesos y protección de datos.
- Exportación legible: informes inmediatos en formatos estándar (p. ej., PDF/CSV).
- Política de horas extra: criterios de autorización, límites y forma de compensación documentados.
3) Requisitos técnicos del registro digital “a prueba de inspección”
Inalterabilidad práctica de los asientos y registro de logs (ediciones y rectificaciones).
Disponibilidad y backups: copias periódicas y recuperación ante incidentes.
Perfiles y permisos: sólo quien deba puede ver/editar; acceso individual al propio histórico.
Privacidad: minimización de datos, cifrado en tránsito y en reposo, y alternativas a mecanismos intrusivos cuando no sean necesarios.
4) Cómo cumplir en la práctica con Fichae
Fichae es una solución de registro horario diseñada para facilitar el cumplimiento y la gestión operativa del tiempo de trabajo:
Registro digital multicanal: fichaje desde web o app, válido para oficina, teletrabajo y personal itinerante.
Trazabilidad completa: histórico, incidencias y logs de auditoría para acreditar cualquier rectificación.
Informes inmediatos: generación y exportación en segundos de los registros solicitados por la inspección.
Gestión integral: turnos, pausas, vacaciones y ausencias, en un mismo entorno.
Seguridad: control de accesos, copias automáticas y principios de privacidad incorporados.
5) Lista de verificación para su empresa
Identifique todos los colectivos y modalidades de jornada (presencial, híbrida, remota).
Configure en Fichae turnos, pausas y reglas de validación acordes a su convenio interno.
Defina y documente la política de horas extra y su compensación.
Establezca permisos y responsabilidades (quién revisa, quién valida, quién exporta).
Forme a la plantilla y habilite su acceso al histórico personal.
Programe backups y revisiones periódicas de integridad y coherencia con nóminas.
Para una implantación guiada y adaptada a su organización, puede contactar con el equipo de Fichae: https://www.fichae.com/contacto/